Luottamusta tarvitaan etätyössäkin

Maanantai 1.2.2021 - Jussi Savolainen, alueasiamies

” Etätyössä luottamuksen rakentumista on pyrittävä suunnitelmallisesti tukemaan”

Etätyöstä on kuluneen vuoden aikana tullut osa yhä useamman opetus-, kasvatus- ja tutkimustyön arkea. Parhaimmillaan etätyö voi edesauttaa työyhteisön toiminnan kehittämistä sekä parantaa sen tuloksellisuutta. Etätyössä korostuu luottamuksen merkitys ja sen rakentamiseen ja ylläpitämiseen on panostettava suunnitelmallisesti.

Keskeisin etätyön edellytys, sen mahdollistavien teknologisten ratkaisujen lisäksi, on luottamus (Aho ym. 2017). Luottamuksen ja yhteisöllisyyden syntyyn katsotaan keskeisesti liittyvän kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen. Etätyössä luottamuksen rakentumista ja ylläpysymistä haastaakin samassa tilassa tapahtuvan vuorovaikutuksen puuttuminen tai vähäisyys. Etätyössä tapahtuvaa vuorovaikutusta ei pidetä yhtä luonnollisena ja kokemus tuen saamisesta saattaa poiketa lähityöskentelevistä. (Vilkman 2016) Tästä syystä kommunikaation ja vuorovaikutuksen avoimuuteen on kiinnitettävä huomiota. Samoin kommunikaation oikea-aikaisuus, johdonmukaisuus sekä konsultoiva, selityksiä päätöksenteolle tuova, johtamistapa vaikuttaa myönteisesti luottamukseen (Blomqvist 2006). Luottamus vaikuttaa myös työntekijöiden itseohjautuvuuteen.

Vaikka etätyössä kasvokkain tapahtuvat tapaamiset ovat vähäisempiä, voidaan työn arjessa olla läsnä teknologia-avusteisesti. Etätyössä luottamuksen rakentumista on pyrittävä suunnitelmallisesti tukemaan, sillä sen ajatellaan vievän neljä kertaa pidempään kuin lähityössä. (Vilkman 2016) Osittain asiaan vaikuttaa myös se, että spontaanit kohtaamistilanteet työn arjessa puuttuvat. Etätyön johtamisessa huomiota on syytä kiinnittää etenkin ihmisten sitouttamiseen ja motivointiin, vuorovaikutukseen ja sen mahdollistamiseen sekä työyhteisön yhteiseen tavoitteeseen ja sen selkiyttämiseen.

Luottamus vahvistuu, kun yhteisistä sopimuksista ja aikatauluista pidetään kiinni ja niin esimiehet kuin työntekijätkin ovat tavoitettavissa tarpeen mukaan. Työyhteisössä tulisi yhdessä linjata ja sopia yhteistyötavoista ja kommunikaatiomuodoista. (Eklund, Lidholm & Salminen 2019). Säännölliset virtuaalitapaamiset ja kiinnostuksen osoittaminen kunkin työntekijän tilanteen suhteen, sekä esimiehen että kollegoiden osalta, tukee luottamuksen ylläpysymistä.

Viestintä etätyössä on erilaista verrattuna lähityöhön. Mikäli viesti kulkee lähinnä erilaisten kirjoitettujen tekstien välityksellä, erilaisille tulkinnoille syntyy tilaa. Samaa pulmallisuutta syntyy myös videovälitteisesti, vaikkakin voimme silloin hyödyntää kasvojen ilmeitä viestinnässämme. Etätyöskentelyssä viestinnän tulee olla siis mahdollisimman selkeää ja viestin vastaanottajalla tiedossaan mistä tai keneltä on saatavilla tarvittaessa lisätietoja. Virtuaalisissa kohtaamisissa kannattaa suosia videokuvan välityksellä tapahtuvaa kohtaamista, sillä juuri ilmeet ja kehonkieli osana vuorovaikutusta auttavat lisäämään luottamusta (Eklund ym. 2019).

Etätyössä luottamuksen rakentamiseen ja ylläpitämiseen tulee kiinnittää suunnitelmallista huomiota. Samat hyvät toimintamallit kuin lähityöskentelyssäkin auttavat tukemaan luottamusta työyhteisössä. Etätyössä niille pitää vain löytää erilaiset toimintaedellytykset. Oheiseen kuvaan (kuva 1) on koottu keskeisiä huomioitavia asioita luottamusta ja sen rakentumista tukemaan.

Kuva 1: Vinkit luottamuksen rakentamiseen etätyössä (Jussi Savolainen)

 

 

Blogi-kirjoituksen pohjana on käytetty:

Savolainen, J. Luottamuksen rakentuminen ja vahvistaminen etätyössä. 2021. Tampereen ammattikorkeakoulun blogi-sarja: Etänä enemmän- Sote-työ uudistuu.

Lähteet:

Aho, T., Höykinpuro, T., Kähärä, E., Lehtoranta, E. & Sipilä, R. 2017. Etätyössä turvallisesti. Työturvallisuuskeskus.

Blomqvist K. 2006. Luottamus organisaation työhyvinvoinnin ja tehokkuuden taustalla. Työn tuuli aikakausikirja 1/2006. Henkilöstöjohdon ammattilaiset Henry ry.

Eklund, A., Lindholm, T. & Salminen, J. 2019. Taitava tiimivalmentaja. 7., uudistettu painos. Helsinki: Grano Oy.

Vilkman, U. 2016. Etäjohtaminen -Tulosta joustavalla työllä. Helsinki: Talentum

Hyvä johtaminen huomioi yksilön tarpeet muutoksessakin

Maanantai 30.3.2020 - Alueasiamies Jussi Savolainen

Hyvää johtamista ja esimiestyötä kaivataan poikkeusoloissa ehkäpä entistä korostuneemmin niin etä- kuin lähityöhön. Johtaminen on ohjausta ja palautteen antamista, kannustusta ja tukea. Se on tarvittaessa myös valvontaa ja puuttumista. Johtamisen perimmäisenä tarkoituksena on tukea työntekijöitä saavuttamaan omat työhön liittyvät tavoitteensa. Ne ovat edellytys sille, että myös organisaation olisi mahdollista saavuttaa omat tavoitteensa. Johtamistyön avulla organisaation on siis mahdollista saada aikaan toivottuja tuloksia, työyhteisön yhteisvoimin.

Johtamiseen liittyvät tarpeet vaihtelevat yksilöittäin. Jotkut tarvitsevat enemmän ohjausta ja kannustusta tai valvontaa ja puuttumista kuin toiset. Esimiesten ja johtajien olisikin nyt mietittävä kuinka tukea työntekijöitään varsin yksilöllisissä tilanteissa. Sama sapluuna ei välttämättä toimi optimaalisesti kaikille, vaikkakin myös yhteisesti sovittuja reunaehtoja ja raameja tarvitaan. Jotta luottamus työyhteisössä säilyy, osaaminen kehittyy ja tulosta syntyy, vuorovaikutusta tarvitaan myös kasvokkain. Näin etäopetuksen aikana kasvokkain oleminen mahdollistuu luonnollisesti tietoteknisin järjestelyin. Yhteydenpidon pitää työryhmän sisällä olla tiivistä, tehokasta ja säännöllistä. Sovituista verkkotapaamisista ja muusta yhteydenpidosta on tärkeää pitää kiinni. Tiedonkulun varmistamiseen, vuorovaikutukseen ja ryhmädynamiikan edistämiseen tarvitaan aktiivisuutta sekä esimieheltä että työntekijöiltä.

Esimiehen tehtävänä on tukea työn tekemistä, seurata työn tuloksia, työaikaa ja työntekijän kuormittumista sekä mahdollistaa organisaation osaamisen kehittyminen. Työkuormitusta on seurattava ja reagoitava nopeasti, mikäli aihetta huoleen ilmenee. Nykyään työntekijät toivovat aiempaa yksilöllisempää johtamista, jossa huomioidaan jokaisen erityispiirteet ja -tarpeet. Modernissa lähijohdossa puhutaankin nykyisin yksilöiden, ei ihmismassojen, johtamisesta. Arjen esimiestyölle yksilöllisyyden tarve saattaa asettaa haasteen. Työntekijöillä tulisikin olla käytössään mahdollisimman matalakynnyksinen väylä tuentarpeen ilmaisemiselle ja tuen saamiselle sekä yleisemmälle ajatusten vaihdolle. Johtaja ja esimies on onnistunut tässä tukityössään silloin, kun työntekijät uskaltavat esittää rohkeasti omia näkemyksiään ja ideoitaan avoimessa ilmapiirissä. Vuorovaikutus on välitöntä ja myös huonoja uutisia, toimimattomia käytäntöjä sekä epäonnistumisia uskalletaan nostaa puheisiin. Esiin nostettuihin asioihin tartutaan ja asioita uskalletaan tarvittaessa muuttaa ja kokeilla erilaisilla tavoilla tavoiteorientoituneesti.

Poikkeustilanne testaa myös organisaatioidemme muutosvalmiutta. Pelkillä erinomaisilla muutosprosesseilla organisaatio ei kuitenkaan muutu. Toisin kuin ihmiset, tekniset muutosprosessit ovat usein helposti ennakoitavissa ja mallinnettavissa. Ihmisten kanssa toimiessa organisaatiossa pitää olla valmius yllätyksiin ja jatkuvaan aktiiviseen kuuntelemiseen sekä tarvittaessa myös korjausliikkeisiin ja yksilölliseen soveltamiseen. Jos muutosta johdetaan prosesseista, toimintamalleista ja korkeimmasta johdosta katsoen, jää työntekijöiden kuuleminen ja osallistaminen helposti paitsioon. Kun muutoksessa voimavaroja kohdistetaan yksilöön, hänen motivaationsa, ymmärryksensä ja halunsa muuttua huomioiden, saadaan useimmin aikaan kestäviä ja aidosti toimintamalleja kehittäviä muutoksia. Ymmärrys muutoksen tarpeellisuudesta tulee jalkauttaa organisaatiossa työntekijä työntekijältä, tiimi tiimiltä ja toiminto toiminnolta työn arkeen. Jalkauttaminen vaatii toistoa, kärsivällisyyttä ja pitkäjänteisyyttä. Näistä kaikista meillä on nyt poikkeustilanteessa pulaa, joten tarvitsemme lisäksi ymmärrystä, joustavuutta ja armollisuutta itsellemme. Muutos on organisaation johdon, esimiesten ja opetustyön asiantuntijoiden yhteinen matka. Onnistunut organisaation muutos on riippuvainen kaikkien työntekijöiden muutoskyvykkyyden summasta. Jos muutoksen jalkauttaminen kohtaa ylitsepääsemättömiä haasteita, lisääntyy myös epätietoisuus ja ymmärrys muutoksen perimmäisistä syistä ja sen tarpeesta. Tällöin osa henkilöstöstä saattaa alkaa tuntea olevansa heitteillä ja epätietoisuudessa, jolloin muutoksen vision suuntaan ohjautuminen ja strategian toteuttaminen eivät onnistu. Kun ihmiset eivät tiedä tavoitteitaan, eivätkä saa riittäväksi kokemaansa tukea, kaikki edellytykset kaaoksen syntymiselle ovat olemassa. Jossain vaiheessa epätietoisuus muutoksessa johtaa todennäköisesti työntekijöiden uupumiseen ja työilmapiirin heikentymiseen. Epäsuotuisa kehitys näkyy yllättävän nopeasti myös asiakaskokemuksessa ja opetusalalla siis opetuksen laadussa.

Meille ihmisille eräänlainen sisäänrakennettu perusasetus on terve epäilys uudessa, muuttuneessa tilanteessa. Haluamme luonnostamme usein ensin tarkkailla, seurata ja kokeilla sen sijaan, että hyppäisimme suoraan muutoksen virtaan. Toisinaan epäilys voi konkretisoitua jopa pelkona muutokseen liittyen. Toisaalta myös ”pakoon ja pois tilanteesta” on suurimmalle osalle vahvemmin itseohjautuva toimintamalli kuin ”kohti uutta ja siitä seuraavaa palkkiota”. Näiden esteiden tai hidasteiden ylitse meidän tulee päästä. Johtamis- ja esimiestyössä tämä tarkoittaa sitä, että jokaisen työntekijän tulisi saada tarvitsemaansa tukea muutokseen. Usein tarvitsemme innostavaa ja systemaattista johtamista muutostilanteiden alussa. Johtamisella voidaan kasvattaa yksilön muutoshalua kuuntelemalla ja selvittämällä muutoksen vaikutuksia yksilötasolla. Yksilötasolla korostuvat etenkin muutoksen tarve ja merkitys työntekijälle itselleen, eli esimerkiksi miten muutos ajoittuu suhteessa yksilön elämäntilanteeseen, miten yksilö on ymmärtänyt muutosympäristön sekä miten yksilö kokee muutoksen merkityksen itselleen ja lähimmälle työyhteisölleen.

Olennaista on myös ymmärtää, että poikkeustilanteen aiheuttama kuormituspiikki voi näkyä pitkään tilanteen päättymisen jälkeenkin. Näin ollen tukea sekä mahdollisia erityisjärjestelyjä voidaan tarvita pitkäkestoisestikin. Työnantaja voi yhteistyössä työsuojeluhenkilöstön ja työterveyshuollon esimerkiksi kehittää työhyvinvoinnin seurantamallia, jossa poikkeustilanteen ja etätyön erityispiirteet on otettu huomioon.

Hymyile peiliin!

Lauantai 29.2.2020 - Jussi Savolainen, OAJ Pirkanmaa alueasiamies

OAJ:n työhyvinvuoden helmikuun teemana oli ”Kaikkien on hyvä olla”. Hyvinvointi on kokemustamme siitä, miten me voimme ja miten itsestämme ajattelemme. Kokemus on subjektiivinen ja myös yhteydessä ympäristöömme sekä siihen, kuinka hyvä meidän on siinä olla ja toimia. Toimivassa työyhteisössä jokaiselle on oma paikkansa ja hyvinvoinnin kokemus saa tukea ja mahdollisuuksia. Työyhteisöllä on yhteinen päämäärä ja tavoite. Työn- ja vastuunjako on selkeää, työyhteisön jäsenet tietävät mitä keneltäkin odotetaan ja millaista osaa kokonaisuudessa kunkin työpanos näyttelee. Toimintatavat ovat yhteisesti sovittuja, päätöksenteko on läpinäkyvää ja tavoiteorientoitunutta. Kaikenlaiseen häirintään ja epäasialliseen kohteluun puututaan, kuten myös muihin ristiriitatilanteisiin, nopeasti ja ne käsitellään oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti. Hyvinvoiva opettaja jakaa hyvinvointia ympärilleen työyhteisöönsä ja oppilaisiinsa.

Hyvinvointia tulee myös johtaa. Avaintekijänä on avoin keskustelukulttuuri. Työyhteisön kyky antaa ja vastaanottaa palautetta korostuu. Esimiehen ja johtajan rooli on olennainen yhteisön keskinäisen viestintäkulttuurin luomisessa. Kaikkien näkökulmia arvostetaan ja näkemyksiä kunnioitetaan. Jokaisen mahdollisuus kertoa mielipiteensä mahdollistaa avoimen ja suoran keskustelukulttuuriin. Päätökset tehdään perustellen, jolloin on helpompi ymmärtää myös sellaiset päätökset, jotka poikkeavat omasta näkemyksestä. Asioista on voitava puhua, myös mahdollisissa ongelmatilanteissa. Asioiden käsittelyn tulee perustua faktoihin ja niiden käsittelyn oltava objektiivista. Arjen työmme ristiriita- ja ongelmatilanteiden tueksi OAJ:n lakimiehet ovat laatineet oppaan ”Haastavat tilanteet arjen työssä”. Siinä käsitellään yleisellä tasolla yleisiä arjessa kohtaamiamme haasteita liittyen esimerkiksi yhteistyöhön huoltajien kanssa, kantelutilanteisiin sekä ilmoitusvelvollisuuteen. Oppaaseen voit tutustua:  https://www.oaj.fi/ajankohtaista/julkaisut/2020/haastavat-tilanteet-arjen-tyossa/

Hyvinvoinnin perusta syntyy pohjimmiltaan meissä itsessämme. Siihen liittyy moninaiset asiat, kuten ravitsemus, liikunta ja lepo, mutta myös mielekäs tekeminen ja sopivalta tuntuvat sosiaaliset suhteet. Silloin kun koemme elämässämme kaiken olevan hyvin, arki sujuu ilman suuria murheita. Tärkeää hyvinvointimme kannalta ovat lisäksi palautuminen sekä kognitiivinen ergonomia. Aivotutkija Minna Huovilaisen OAJ:lle laatimiin vinkkeihin opettajan hyvinvointiin liittyen voit tutustua tästä: https://www.oaj.fi/arjessa/tyohyvinvointi/opettajan-hyvinvointi/

Psykologi Michele Borban (2000) mukaan itsetunnon voidaan ajatella rakentuvan viiden peruspilarin varaan. Terve itsetunto rakentuu:

• Turvallisuuden kokemuksesta: luottamus, ihmissuhteet, järkevät ja toimivat rajat sekä säännöt.
• Itsensä tiedostamisesta: realistinen minäkuva omasta roolista, fyysisistä ja persoonallisista ominaisuuksista sekä itsetuntemuksen lisääminen ja tunne yksilöllisyydestä.
• Yhteenkuuluvuuden tunteesta: tunne kuulumisesta johonkin sekä tunne siitä, että on hyväksytty, arvostettu ja luotettu.
• Tehtävätietoisuudesta: tietoisuus omista päämääristä, kyky ottaa vastuuta omasta toiminnasta ja päätöksistä, kyky asettaa saavutettavia ja realistisia tavoitteita sekä kyky hyödyntää ja nauttia saavutuksista.
• Pätevyyden tunteesta: menestyminen ja suoriutuminen itselle tärkeissä ja itsestä arvokkaiksi koetuista tehtävistä sekä omien vahvuuksien ja rajojen tunnistaminen.

Hyvä itsetunto sekä itsetuntemus auttavat yhdessä arjessa tehtyjen pienten valintojen kanssa tukemaan hyvinvointiamme. Hyvän itsetunnon myötä on helpompi suhtautua itseen ja muihin hyväksyvästi ja lempeästi. Voimme tunnustaa virheemme ja epätäydellisyytemme, mutta silti pitää itseämme pohjimmiltaan hyvänä tyyppinä. Itsetunto liittyy rohkeuteen olla oma itsensä ja kokemukseen siitä, että riitämme. Hymyile siis aamulla peiliin katsoessasi itsellesi. Peilikuvassasi näet elämäsi tärkeimmän henkilön. Ole siis hyvä ystävä myös itsellesi!

Itsensä johtamisella hyvinvointia

Perjantai 31.1.2020 - OAJ Pirkanmaan alueasiamies Jussi Savolainen

OAJ:n Työhyvinvoinnin teemavuoden tammikuun teemana on ”Johda ja toimi!” Se kattaa johtamistyön, hyvinvoinnin ja turvallisuuden johtamisen sekä itsensä johtamisen. Tällä kerralla kirjoitan itsensä johtamisesta, koska se näkyy työmme arjessa ja voimme siihen kukin itse vaikuttaa. Herman Hesse on todennut mielestäni viisaasti, että ”Ihmisen elämä on matka itsensä luo.” Ja mikäpä matka ei hyötyisi hyvästä matkanjohtajasta.

Voimme jokainen tehdä valintoja ja vaikuttaa osaamiseemme, tekoihimme ja jaksamiseemme. Tätä vaikuttamista kutsutaan itsensä johtamiseksi. Itsensä johtamisella tarkoitetaan siis tietoista ja aktiivista toimintaamme, jonka tavoitteena on parantaa omaa hyvinvointiamme, elämänlaatuamme ja tekemistämme. Itsensä johtaminen vaatii pysähtymistä ja havahtumista itsensä äärelle.  Itsensä johtaminen onkin ennen kaikkea tiedostamista. Omaan itseen tutustumista ja voimavarojen, osaamisen ja motivaatiotekijöiden tuntemista.

Käytännön työssämme kyse on usein kaikkien tekemisensä lankojen käsissään pitämisestä. Sama kyky pitää elämänsä lankoja käsissään ulottuu kaikille elämämme osa-alueille. Kaikki vaikuttaa kaikkeen, ja energisen, hyvinvoivan ja osaavan työntekijän taustalla on onnistunutta elämänhallintaa ja itsensä johtamista myös työpaikan ulkopuolella. Itsensä johtaminen on suurelta osin suunnittelua, tavoitteiden asettamista ja toimivien valintojen toistamista. Kaikkeen ei kuitenkaan voi vaikuttaa, joten on myös tärkeää hyväksyä ne puitteet, joiden sisällä voimme toimia.

Elämme jatkuvasti ja nopeasti muuttuvassa yhteiskunnassa, jossa ihmisiltä vaaditaan entistä enemmän joustavuutta, luovuutta, työn ja yksityiselämän yhteensovittamista sekä kykyä muuttua ja kehittyä jatkuvasti. Itsensä johtaminen on taito, joka ei automaattisesti parannu yksittäisillä koulutus- tai kehittymispäivillä. Opettajan, kuten muidenkin asiantuntijatehtävissä toimivien, tulee johtaa itseään erityisen hyvin. Itsensä johtamisesta onkin muodostunut viime vuosina eräs asiantuntijatyön kulmakivistä. Työmme mielekkyys perustuu vahvasti kykyymme ohjata omaa työtämme. Tarvitsemme taitoa oppia uutta sekä omaksua jatkuvan kehittymisen asenne. Meidän tulee kehittää etenkin taitojamme priorisoida, suunnitella, keskittyä olennaiseen sekä löytää sisäinen motivaatio työmme tekemiselle. Näin kehitymme työmme tekemisessä ja hukan vähentämisessä, kuten myös oman jaksamisemme ja hyvinvointimme ylläpitämisessä.

Opettajan työ muuttuu ja muutoksiin varautuminen vaatii myös kykyä ennakoida osaamisemme kehittämisen tarpeita. Vahvoilla itsensä johtamistaidoilla voimme vaikuttaa myönteisesti työtehoomme ja työn vaikuttavuuteen. Kun osaamme johtaa itseämme, olemme motivoituneempia, innostuneempia ja voimme paremmin vaikuttaa työmme tekemiseen. Aika ja energia ovat rajallisia. Tämä tarkoittaa sitä, että tiettyjen tavoitteiden valitseminen merkitsee toisten tavoitteiden sivuun jättämistä. Millaisia valintoja sinä siis teet?

Viisi askelta itsensä johtamiseen

1. Pidä itsestäsi huolta. Sinä olet elämäsi tärkein toimija. Hyvinvoivalle perustalle on helpompi rakentaa. Perustan ollessa kunnossa myös ajoittaiset elämän eteen tuomat muutostilanteet ja stressipiikit ovat paremmin kohdattavissa. Itsensä johtaminen pohjautuu siis hyvinvoinnin perustarpeisiin. Syö hyvin, huolehdi kunnostasi ja muista varjella lepoasi.
2. Toimi tavoitteellisesti. Asettamalla itsellesi tavoitteita, pystyt tekemään päätöksiä ja valintoja niiden mukaisesti. On kohtuullisen helppoa päättää tavoitella parempia elintapoja tai tavata enemmän ystäviä. Haaste onkin usein sopivien välitavoitteiden asettamisessa. Isompien tavoitteiden pilkkominen osatavoitteiksi on tärkeää motivaation ylläpysymisen näkökulmasta.
3. Suunnittele toimintasi. Priorisoi tehtäväsi, aikatauluta ja pyri keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Mieti tekemääsi suhteessa työhösi: onko tämä ydintehtävääni ja keskeistä tavoitteideni saavuttamisen kannalta? Suunnittele työpäiväsi etukäteen, ja pyri huomioimaan tarve tauotukselle ja stressaavista työtilanteista palautumiselle.
4. 4.       Reflektoi ja tee valintoja. Pohdi säännöllisesti onnistumistasi ja etenemistäsi kohti tavoitteitasi. Kuinka olet onnistunut, mitkä ovat olleet syyt ja seuraukset ja miten voisit tulevaisuudessa kehittää työtäsi? Itsereflektiosta saat tukea myös itsekuriin, jota saatamme tarvita arjen valintoja tehdessämme.
5. Ole oma itsesi. Suhtaudu itseesi ymmärryksellä ja rakkaudella. Johda itseäsi askel kerrallaan ja toista hyviä valintoja päivittäin.