Työtä työajalla

OAJ:n työhyvinvointivuoden syyskuun teemana on ”Aika riittää”. Sillä käsitetään työaikakuormitusta sekä työn tekemiseen resursoidun ajan riittävyyttä niihin työtehtäviin, joita käytännössä työssämme teemme. Opetusala on erilaisten, toisistaan poikkeavien työehtosopimusten ja työpaikkakohtaisten käytänteiden temmellyskenttä. Työmme on erilaista ja kullakin kouluasteella omat erityispiirteensä. OAJ:n eri jäsenryhmät noudattavatkin eri virka- ja työehtosopimuksia sekä erilaisia työaikajärjestelmiä.

Yhden, kaikille opetusalalla työskenteleville yhteisen sopimuksen saavuttaminen ei välttämättä olekaan järkevää tai edes mahdollista. Sen sijaan ehkäpä kaikissa sopimuksissa noudatettavien yhteisten raamien löytäminen voisi joskus tulevaisuudessa toimia sopimusrunkona kaikilla koulutusaloilla. Yksi yhteinen raamin osa voisi olla se, että meille resursoidaan koulutusasteesta riippumatta riittävä työaika työtehtäviemme laadukasta hoitamista varten.

Vaikka kaikissa työaikajärjestelmissä ei edellytetäkään työajan seurantaa, suosittelen sen seuraamista kaikille. Kun asioihin halutaan muutosta, on tärkeää aloittaa nykytilan kartoittamisella. Se on myös edellytys sille, että voimme myöhemmin todeta muutoksen suunnan. Voihan toisinaan hyvätkin aikeet ja parhaidenkin tavoitteiden pohjalta luodut muutokset todellisesti tehdä asioista entistä hankalampia ja prosesseista tahmeampia. Silloin, kun tietää mihin työaikaa oikeasti kuluu kouluvuoden aikana, on helpompi löytää ne tehtävät, jotka kaipaisivat lisäresursointia. Seurannan avulla huomaamme paremmin eri tehtäviin käyttämämme ajan, löydämme mahdolliset aikasyöpöt ja voimme pyrkiä suuntaamaan voimavaramme olennaisiin tehtäviin. Samoin voimme tarkastella työmme sisältöä uudelleen ja tuoda esiin mahdolliset työnjaolliset muutostarpeet työyhteisön sisällä. Käytössä oleva työajanseuranta myös tekee entistä näkyvämmäksi kaiken vuoden aikana tekemämme työn ja paljastaa sellaisen piilotyön, jota työnantajamme ei huomioi. OAJ tarjoaa jäsenilleen mahdollisuuden työajanseurantaan Vipu-sovelluksella. Sovellukseen pääset OAJ:n jäsensivuilta.

Työajan riittävyyttä voi parantaa myös pohtimalla omaa työtänsä, työtehtäviään ja asioita, joihin resurssit työpäivien aikana kuluvat. Pohdinnan tueksi voi laatia itselleen liikennevalo-mallin asioiden tärkeyden ja niihin vaikuttamismahdollisuuksien mukaan. Asiat, jotka ovat tärkeitä, mutta joihin emme voi aidosti vaikuttaa, vievät usein resurssejamme turhan paljon. Tällaiset asiat olisikin syytä pitää punaisena ja pyrkiä olemaan käyttämättä aikaa ja energiaa niiden pohtimiseen. Keltaisia asioita ovat sellaiset, joihin voimme vaikuttaa, mutta emme päättää. Tällaisissa asioissa meidän kannattaisi käyttää niihin resurssejamme sen verran kuin vaikutusmahdollisuutemme huomioon ottaen on järkevää. Vihreät asiat ovat puolestaan sellaisia, joihin meidän kannattaa keskittyä. Ne ovat asioita, joihin voimme vaikuttaa ja joista voimme päättää. Liikennevalo-malli ei tarkoita sitä, ettei sellaisia asioita, joihin emme voi vaikuttaa voisi saattaa päätösvaltaa asiassa omaavan tiedoksi. Se tarkoittaa sitä, että keskitämme työtämme olennaiseen ja siihen mikä on mahdollista.

Toinen käytännössä toimivaksi osoittautunut ajan- ja työtehtävien hallinnan apuväline on Eisenhowerin matriisi. Karkeasti kuvaten se toimii siten, että työtehtävät jaetaan nelikentässä neljään luokkaan:

1) Tärkeät ja kiireelliset (tee nyt)

2) Tärkeät, mutta ei kiireelliset (päätä milloin teet)

3) Kiireelliset, mutta ei tärkeät (delegoi muille, jos mahdollista)

4) Ei kiireelliset eikä tärkeät (tee kun ehdit tai delegoi muille)

Työtehtävien jakamisessa on huomioitava mikä on olennaista työtehtävämme laadukkaan hoitamisen kannalta. Työajasta suurin osa tulisi viettää alueella 2, tärkeiden vaikkei kiireellisten asioiden parissa. Silloin työmme on suunnitelmallista ja teemme sellaisia tehtäviä, jotka ovat olennaisia. Mikäli työaika kuluu tärkeiden ja kiireellisten työtehtävien parissa, meidän olisi syytä pohtia voisiko työstämme tehdä jotenkin ennakoitavampaa tai työtehtävien jakaantumista työyhteisössä pohtia uudelleen. Jatkuvassa kiireessä työskennellessä kokemamme työnkuormitus sekä stressitasot nousevat. Myös työn laatu voi kärsiä jatkuvan kiireen vuoksi. Alueille 3 ja 4 sijoittamamme työtehtävät kannattaa mahdollisuuksien mukaan delegoida eteenpäin tai siirtää tehtäväksi silloin, kun niille löytyy olennaisempien tehtävien lomasta aikaa.

Erilaisia apumenetelmiä kannattaa kokeilla rohkeasti ja käyttää niistä sellaisia, jotka tuntuvat itselle sopivilta ja työajan jakamista helpottavilta. Lähtökohtaisesti resursoinnin tulee kuitenkin olla sellainen, että työhön kuuluvat tehtävät ovat ylipäänsä mahdollisia niiden puitteissa tehdä.

                                            Työhyvinvointiterveisin,

                                                   Jussi Savolainen